L’ingénieur informatique et créateur d’ARKIV, présente son logiciel de gestion des archives, conçu pour résoudre les problèmes d’archivage rencontrés dans les administrations.
Pouvez-vous nous donner un aperçu d’Arkiv et de ses principales fonctionnalités ?
ARKIV est un logiciel de gestion des archives et des documents. Il dispose globalement de trois fonctionnalités : la description, l’indexation et la recherche documentaire, le stockage la conservation et le repérage des archives et enfin la numérisation et la communication des archives.
Qu’est-ce qui vous a inspiré à développer une application comme Arkiv pour la gestion des archives ?
Le projet ARKIV débute au moment où j’occupe le poste de DRH dans une entreprise publique qui compte en 2016, près de 700 employés. Je suis rapidement confronté à certaines problématiques de l’archivage tels que : la lenteur dans le traitement des dossiers, la rétention et la dissimulation des informations, la perte de documents cruciaux. Pour tenter de résoudre ces problèmes, je vais rapidement développer une petite application dans laquelle on numérisera et stockera les archives de mon département. Plus tard, je me rendrai compte les problématiques qui m’ont inspiré ARKIV sont également celles de toutes l’administration de mon pays le Cameroun alors je vais constituer une équipe d’expert et nous allons lancer le développement d’une version professionnelle plus stable, plus robuste et surtout commercialisable.
Quelles technologies avez-vous intégré dans Arkiv pour assurer la gestion électronique des archives ?
ARKIV est une application web dont toutes les composantes sont développées par des ingénieurs camerounais. Certains modules sont dotés d’intelligence artificielle pour faciliter et améliorer la recherche à l’instar du moteur OCR pour la reconnaissance optique des caractères et notre gestion de description qui est basée sur l’exploitation des flux RSS
Comment Arkiv améliore-t-il la gestion des documents par rapport aux systèmes traditionnels d’archivage ?
ARKIV est une réponse face à la production de plus en plus volumineuse de documents dans nos administrations et au besoin de communiquer plus rapidement. ARKIV facilite le partage de documents, améliore la recherche d’informations, contraint aux respects des normes nationales et internationales. ARKIV est un logiciel qui implémente des outils de l’archivistique, méconnus de presque que tous ceux qui gèrent les archives dans nos administrations.
Quelles mesures de sécurité avez-vous mises en place pour protéger les données archivées ?
Le logiciel ARKIV dispose de deux types de sécurité :
- la sécurité des utilisateurs qui est rendue possible grâce à des algorithmes sophistiqués de connexion, à l’architecture à plusieurs couches applicatives et à la veille en matière de cyber sécurité.
- La sécurité de l’information qui rend impossible l’accès à une information qui ne nous est pas destinées grâce à l’implémentation des niveaux de sécurité et des habilitations.
Outre ces deux types de sécurité, notons que ARKIV dispose d’un système qui dissuade la divulgation de documents sur les réseaux sociaux.
Arkiv peut-il s’intégrer facilement avec d’autres SIRH ou logiciels de gestion utilisés par les entreprises ?
ARKIV est développé avec des API ce qui permet une interopérabilité avec d’autres applications. A ce jour, nous avons réalisé ce type d’opération avec seulement deux applications : ODOO et MARH COURRIER. Il est toutefois important de rappeler que l’archivage ne saurait se limiter à la seule gestion des ressources humaines car quand on parle d’archives, on parle des activités de toute une entreprise.
Avez-vous des retours d’expérience de clients qui ont adopté Arkiv ? Quels résultats ont-ils observés ?
Bien évidement nous avons des retours d’expérience. Il faut peut etre rappeler que le déploiement d’une solution d’archivage obéit à une démarche rigoureuse. Démarche dans laquelle le déploiement du logiciel est situé à la fin et dépend de certains préalables. Selon que l’on est soucieux de repecter cette démarche ou pas, on peut distinguer deux catégories de clients :
- Ceux qui échouent le déploiement du logiciel car ils n’ont pas jugé nécessaire de garantir la mise en œuvre des préalables ;
- Ceux qui respectent scrupuleusement les étapes de mise en œuvre des préalables.
De manière globale, les retours sont très positifs et les clients sollicitent que ARKIV puisse interagir avec leurs autres applications. Certains souhaitent que l’on élargisse notre gamme pour offrir des offres plus complètes à l’instar des progiciels que l’on retrouve sur le marché camerounais tels que : ODOO, SAGE… nous prenons ces sollicitations au sérieux raison pour laquelle nous venons de mettre sur le marché un deuxième produit qui interagir avec ARKIV et permet l’archivage du courrier. Nous l’avons surnommé ONGOMAIL.
En quoi Arkiv peut-il spécifiquement bénéficier aux départements des ressources humaines ?
Les archives des ressources humaines en plus d’être très délicates, elles sont celles qui sont utilisées et préservées le plus longtemps. Elles sont également les plus sollicitées et leur mauvais usage peut engendrer frustration, perte de rendement… ARKIV va : favoriser la célérité dans le traitement quotidien des dossiers relatifs au personnel, aider à mieux conserver les documents cruciaux pour la carrière de l’employé (DIPE, bulletin de paie, dossiers médicaux…), faciliter le suivi des dossiers, empêcher la dissimulation des informations qui indispensables à la gestion des plans de carrière des employés…
